Senior Administrative Assistant - Footwear Production

Zweck & Gesamtrelevanz fr die Organisation:

Sicherstellen der administrativen Untersttzung des Vorgesetzten sowie der Abteilung.

Verantwortlichkeiten:

• Wahrnehmen des routinemigen Schriftverkehrs, um eine termingerechte und zielgenaue Reaktion sicherzustellen
• Formatieren, eingeben und bearbeiten verschiedener Materialien wie Schriftverkehr, Memos, Protokolle, Berichte und vertrauliche Dokumente
• Pflegen und aktualisieren von Akten, Dateien, Aufzeichnungen, Organigrammen und anderen graphischen Darstellungen
• Telefonanrufe annehmen und sondieren, eingehende Post kontrollieren und den E-Mail-Account der Abteilung verwalten
• Untersttzen des Teams beim Erstellen von Ankndigungen und Newslettern
• Mitwirken bei der Erstellung/berarbeitung von Prsentationen
• Interne und externe Besprechungen/Konferenzen planen, inkl. Raumbuchungen
• Organisieren, Koordinieren und Abwickeln smtlicher Reisen fr die Mitarbeiter des Teams, einschlielich der Flug- und Hotelbuchungen, Beantragung von Visa, Fahrzeugreservierungen und Vorkehrungen fr die Abholung vom Flughafen, sowie die blichen Probleme in diesem Zusammenhang termingerecht lsen
• Erstellen von Reisekostenabrechnungen
• Bearbeiten der Kostenstellen der Abteilung, einschlielich der regelmige berwachung der Budgets, Freigabe von Rechnung zur Gewhrleistung korrekter Buchhaltungsvorgnge
• Wichtigste Kontaktperson fr das Informationsmanagement (z. B. im Intranet), sicherstellen, dass der Inhalt des Intranets aktuell ist
• Mitwirken bei und koordinieren von Projekten und Aufgaben wie gefordert/angewiesen, z.B. Zeitwirtschaft und Personalplanung
• Durchfhren von operativen Aufgaben unter Aufsicht der jeweilig beauftragenden Abteilung
• Untersttzung des Teams und des Managements

Allgemeine Aufgaben:

• Bestellen von Brobedarf
• Administration der Einkaufs-Plattform mit Erstellung von Shopping Carts sowie Bestellungen. Bei Bedarf Angebotsanfragen bei internen und externen Anbietern. Anlage und Verwaltung von Material- und Lieferantendaten. berwachung von Bestellungen, Wareneingangsbuchung und Vorbereitung der Rechnungsprfung.
• Koordination und Administration von Investitionsantrgen und Anlagenummer sowie Rechnungsprfung in Abstimmung mit dem SSC.
• Administration des Workflow Investmentantrag
• Beantragen von Investitionen (z.B. IT- und Kommunikationsuntersttzung bei der Beantragung von neuen Laptops, Mobiltelefonen) und Umbuchung von Rechnungen
• Stammdatenanlage von temp. Mitarbeitern (< 1 J.) und externen Mitarbeitern in Self Service Tool
• Koordination & Administration von Videokonferenzen
• Pflegen des Datensystems wie angewiesen
• Untersttzen beim Einrichten neuer Bros und bei Umzgen
• Pflegen der Urlaubsplanung fr das Team
• Korrekturlesen von Dokumenten/Prsentationen
• Kennt, versteht und stellt Informationen ber Normen und Ablufe zur Verfgung
• Planung und Durchfhrung von Werksfhrungen

Kenntnisse, Fertigkeiten und Fhigkeiten:

• Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Excel, PowerPoint, Word, Outlook)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Kommunikationsfhigkeiten
• Ein hohes Ma an Serviceorientierung beim Umgang mit internen und externen Interessengruppen und Kunden
• Gute organisatorische Fhigkeiten
• Ein gutes Zahlenverstndnie
• Fortgeschrittene PC Software Kenntnisse inkl. SAP
• Fortgeschrittene Kenntnisse Neuer Medien & Anwendungen wie MS Teams

Bentigte Ausbildung und Erfahrung / Mindestanforderung:

• 3 Jahre Berufserfahrung wnschenswert
• Berufserfahren und voll qualifiziert/ausgebildet
• Grundkenntnisse in verwandten Arbeitsbereichen