Office-Manager

Zur Verstärkung unseres Teams im CAA Office in München suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager (m/f/d), der als erster Ansprechpartner für das Münchener Büro fungiert, exzellenten Kundenservice bietet und als Teil des Facility-Teams den Empfang betreut sowie das Büro organisiert.

Job Description

Deine Aufgaben bei uns: 

• Du bist das Aushängeschild der Firma und in dieser Rolle empfängst und begrüßt Besucher und sorgst für einen professionellen und freundlichen Umgang mit ihnen
• Du bist der Erstkontakt für die anderen internationalen CAA-Büros (z. B. zu laufenden Aufgaben, Geschenkeinkäufen, Kurieranfragen) und unterstützt diese bei der Umsetzung ihrer Anfragen
• Du kümmerst dich um Bestellungen von z.B. Büromaterialien, Getränken, und anderer notwendiger Ressourcen
• Du stellst sicher, dass alle Besprechungsräume jederzeit vorzeigbar sind und nimmst Buchungen für Besprechungsräume und Konferenzen für Kollegen und Führungskräfte entgegen
• Du unterstützt den Internationalen Facilities Manager) bei der Planung und Umsetzung von Bürorenovierungen, -modernisierungen und Umzügen in enger Zusammenarbeit mit der lokalen Führung
• Du übernimmst die Rolle des Sicherheitsbeauftragten und leitest die vierteljährlichen ASA-Meetings gemeinsam mit der Sicherheitsbehörde
• Du unterstütz bei der Einhaltung lokaler Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften
• Du unterstützt bei der Organisation von Catering und Veranstaltungen im Büro

Was solltest du mitbringen? 

• Fundierte Erfahrung im Office-Management sowie die Fähigkeit, bestehende Prozesse strukturiert und effizient zu verfolgen und zu optimieren
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Level jeweils C1)
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten
• Eine schnelle Auffassungsgabe, gepaart mit hoher Disziplin und Eigenverantwortung
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde geschäftliche Anforderungen und Aufgaben
• Ein grundlegendes Verständnis der Abläufe in einer Agentur ist von Vorteil

Was bieten wir dir? 

• Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem spannenden Umfeld in einer international renomierten Agentur
• Vielfältige Benefits wie z.B. das Deutschlandticket, Jobrad und verschiedene Firmenevents sowie einer eigenen Elternzeitrichtlinie
• Fundierte fachliche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

Die Tätigkeit des Office-Managers (m/w/d) erfordert tägliche Anwesenheit im Büro zu festgelegten Arbeitszeiten. Home Office ist nicht möglich.